Maintenant que je suis de retour à l’école après une longue période, je suis également de retour à avoir à créer des différents présentations PowerPoint et écrire des rapports dans Word. Il ya beaucoup de fonctionnalités dans Word que la plupart des gens n’utilisent jamais à moins qu’ils soient à l’école.
L’une de ces fonctionnalités est la Table des matières. Word a une grande fonctionnalité qui vous permet de créer une table de contenu automatique ou bien on l’appel aussi sommaire automatique. La grande chose est que même si vous avez déjà un document Word avec beaucoup de contenu, il est très facile de le modifier afin que vous puissiez générer la table des matières automatiquement.
Dans cet article, je vais vous guider dans le processus de la mise en place de votre document Word avec les en-têtes corrects et ensuite parler de comment créer la table des matières. Je vais également parler de la façon dont vous pouvez personnaliser la table des matières à votre goût.
Configuration et affichage des en-têtes dans Word
La première chose que vous voulez faire avant de pouvoir créer une table des matières est de configurer vos en-têtes. Par défaut, les en-têtes autorisés que vous pouvez utiliser sont H1 (titre 1), H2 (titre 2) et H3 (titre 3).
Vous pouvez les trouver dans la boîte Styles de l’onglet Accueil principal du ruban. Ce sont les trois seules que vous pouvez utiliser pour un TOC par défaut. Si vous ajoutez un TOC personnalisé, vous pouvez également utiliser H4 (titre 4), H5 (titre 5), H6 (titre 6), sous-titre, titre et titre de tableur.
Lorsque vous parcourez votre document pour ajouter les différentes rubriques, n’hésitez pas à choisir parmi les titres susmentionnés si H1, H2 et H3 se sentent trop restreints. Vous aurez juste à insérer un TOC personnalisé et modifier quelques paramètres, que je vais également mentionner.
Il est très facile d’appliquer des en-têtes au texte dans Word. Cliquez simplement sur la ligne avec le texte, puis cliquez sur le style de titre que vous souhaitez appliquer.
Passez par le document et ajoutez autant de titres que vous le souhaitez. Notez que lorsque vous ajoutez des en-têtes, il sera difficile de voir les en-têtes, même si vous avez des marques de paragraphe visibles. Pour afficher rapidement tous les en-têtes d’un document Word, cliquez sur l’onglet Affichage puis cochez la case sous Volet de navigation.
Lorsque vous faites cela, un volet apparaîtra sur le côté gauche du document et vous pourrez voir les différentes rubriques, sous-titres, etc.
En cliquant sur l’un des éléments de la liste, vous accédez à cette rubrique dans le document Word. C’est une excellente façon de voir rapidement votre structure de titre avant de créer votre TOC final.
Ajout d’une table des matières dans Word
Maintenant que nous avons tous nos en-têtes correctement configurés, allons-y et insérez une table des matières. Tout d’abord, nous allons commencer avec la configuration TOC par défaut dans Word. Avant de commencer, il peut être judicieux d’ajouter une page blanche au début de votre document.
Pour ce faire, allez au sommet de votre première page actuelle, puis cliquez sur Insérer et page blanche.
Cliquez maintenant sur Références, Table des matières et choisissez parmi les choix automatiques en haut.
Une table manuelle ne sera que du texte de remplissage au format d’une table des matières, mais vous devrez effectuer manuellement toutes les modifications. Lorsque vous insérez la table des matières automatique, vous devriez voir quelque chose comme ceci:
Impressionnant! Maintenant, vous avez un TOC joliment formaté dans votre document Word! Une fois que vous avez inséré le TOC, vous pouvez toujours modifier les en-têtes de votre document, mais les modifications ne seront pas automatiquement reflétées dans le TOC.
Afin de mettre à jour la table des matières, il vous suffit de cliquer à l’intérieur de celle-ci, puis de cliquer sur Mettre à jour la table en haut.
Il vous demandera si vous voulez mettre à jour uniquement les numéros de page ou la table entière. Si vous avez modifié, inséré ou supprimé des en-têtes, vous devez choisir la table entière. Si vous venez d’ajouter plus de contenu à votre document, mais que vous n’avez pas ajouté ou supprimé d’en-têtes, vous pouvez choisir uniquement les numéros de page.
Personnaliser la table des matières
Si vous avez utilisé des titres autres que H1, H2 et H3, vous remarquerez qu’ils n’apparaîtront pas dans le TOC. Pour utiliser ces en-têtes supplémentaires, vous devez choisir Table des matières personnalisée lors de l’insertion de la table des matières.
Cela ouvre la boîte de dialogue des options pour le TOC. Vous pouvez modifier certains paramètres de base, comme pour afficher les numéros de page et pour aligner ou non les numéros de droite. Sous Général, vous pouvez choisir parmi plusieurs styles et vous pouvez également choisir d’afficher plus de niveaux au-delà de trois, qui est le titre H3.
Si vous cliquez sur Options, vous pouvez choisir des éléments supplémentaires pour construire la table des matières avec. Si vous faites défiler vers le bas, vous pourrez sélectionner l’en-tête des sous-titres et de la table des matières.
Pour personnaliser l’apparence de la table des matières, vous devez cliquer sur le bouton Modifier. Si vous cliquez simplement sur la table des matières et choisissez Police ou Paragraphe, il ne formate pas la table des matières.
Lorsque vous cliquez sur Modifier, vous obtenez une autre boîte de dialogue où vous pouvez modifier chaque niveau de COT. TOC 1 représente H1, TOC 2 représente un groupe H2, etc.
Cliquez sur le deuxième bouton Modifier et vous serez en mesure de modifier la mise en forme pour ce titre particulier. Donc, si vous voulez, vous pouvez faire toutes les rubriques H1 gras et une taille de police différente.
Si vous cliquez sur le bouton Format en bas, vous pouvez personnaliser encore plus de paramètres comme le paragraphe, onglets, bordure, cadre, numérotation, etc Voici mon TOC avec H1 en gras et avec une taille de police plus grande.
Enfin, si vous appuyez sur la touche CTRL et puis cliquez sur quoi que ce soit dans la table des matières, vous serez amené à cette page.
Toutefois, si vous trouvez ennuyeux d’avoir à appuyer sur la touche CTRL, vous pouvez changer cela en allant à Fichier – Options et puis en cliquant sur Avancé.
Allez-y et décochez la case Utiliser CTRL + Cliquer pour suivre l’hyperlien. Maintenant, vous pouvez simplement cliquer sur les éléments de la table des matières comme des liens sans tenir la touche CTRL enfoncée. Malheureusement, cela ne fonctionne que sur votre copie locale de Word.
Lorsque vous envoyez un courrier électronique à quelqu’un et si elles n’ont pas ce paramètre modifié, ils devront CTRL + clic. C’est à ce sujet quand il s’agit de la table des matières dans Word. Prendre plaisir!